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Adobe Sign導入ガイド「そもそも電子契約って何?・法的に有効?・紙での保存は必要?」

2021年03月12日
Adobe Sign導入ガイド「そもそも電子契約って何?・法的に有効?・紙での保存は必要?」

電子契約導入ガイド

電子契約を導入される方、導入を検討している方の疑問や不安について、お答えします

そもそも電子契約って何?

電子契約とは、本来は「紙と印鑑」によって締結していた契約を電子的におこなうもので、電子ファイルと電子署名や電子サインを使ってインターネット上で契約を締結し、そのまま電子データとして企業のサーバーやクラウドストレージに保管する方式のことです。
日本では、電子署名法や電子帳簿保存法などの法的環境の整備、電子署名やタイムスタンプなどの技術的環境の整備を背景に、電子契約を導入する企業が急速に増えています。
​場所や時間に縛られず、契約や承認などの業務を迅速に遂行できることから、昨今では働き方改革の施策として、またテレワークやBCP(事業継続計画)対策にも有効な手段として、電子契約への注目度がより一層高まっています。
2020年6月に、政府は民間企業や官民の取引の契約書で押印は必ずしも必要ないとの見解を示し、内閣府、法務省、経済産業省が連名で押印に関する法解釈についての文書(http://www.moj.go.jp/content/001322410.pdf)を公表しました。

▶30年以上にわたり、デジタルドキュメント分野のリーダーである
 アドビの電子サインソリューション

電子契約に用いられる代表的な電子文書フォーマットが、PDFです。そのPDFの生みの親であるアドビが提供する信頼性の高い電子サインソリューションが、Adobe Signです。Adobe Signなら、業種や規模にかかわらず、どのような企業でも簡単に導入・運用を開始することができ、電子契約がもたらすメリットを容易に得ることができます。

電子契約って法的に有効なの?

電子契約の法的有効性

 

契約は本来、口頭や書面など締結方法は問わず成立するものとされています。しかし、企業間の契約において訴訟問題が起きた場合の証拠として、また税法などの各種法令の要請から、「署名または捺印のある書面」を用いて合意し、契約当事者双方が税法の求める期間、紙で保管することが必須とされてきました。その後、2000年前後に日本政府が掲げたE-ジャパン構想を皮切りに、電子契約に関わる法的環境が急ピッチで整備されるようになりました。以下が主な法律となります。

 

ほとんどの文書が電子化可能

電子契約に関する法的要件を満たすことで、ほぼどんな文書でも電子化することができます。しかし、一部法律で書面による締結が必須の文書、または書面の電子化に相手の承諾や希望が必要となる文書もあります。まずは導入しやすい文書から電子化することをお勧めします。

 

▶幅広い法的要件に準拠するAdobe Sign

Adobe Signの電子サインは、世界中の先進国における最も厳格な電子サイン関連法令および規則に準拠し、法的な効力と拘束力を備えています。電子契約に必要な「本人性の確認」と「非改ざん性の確保」の要件を満たすための様々な仕組みにより、国内はもとより海外との契約に関するコンプライアンスを遵守できます。

電子契約でも紙での保存は必要?

電子帳簿保存法に基づくデータ保存

電子契約を導入する際に考慮するべきポイントして、まず、電子契約に関する法令、中でも「電子帳簿保存法」が定める要件に沿った運用がおこなえる環境を構築することが重要です。電子帳簿保存法とは、帳簿書類を電子データとして保存する手段などを定めた法律で、次の4つの要件を満たすことが求められます。

 

 

電子帳簿保存法では、一般法で規定されている帳簿書類は、納税地に7年間以上保存することが義務となっています(施行規則8条1項、および法人税法施行規則59条ほか)。保存場所については、電子契約システム・サービスのサーバーが海外にあっても国内からアクセスできれば差し支えないことが、国税庁の見解として示されています(国税庁「電子帳簿保存法一問一答」12頁)。なお、電子契約の締結後にそのまま「データ保存」する場合については、所轄税務署への届出・承認は不要です。ただし、紙の契約書をスキャンして保存する(スキャナ保存)場合は、事前に所轄税務署の承認が必要となります(電子帳簿保存法4条)。

▶電子帳簿保存法に対応した機能

Adobe Signでは、電子帳簿保存法の要件を満たしたデータ保存が可能です。また、社内の事務処理規定に対応するための様々な機能を備えています。

キントーン導入で更に簡単に!

 

【順次公開してまいります、次回をお楽しみに!】

▶▶次回予告:「電子証明書は必要?、導入の成果は?」

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